Identitatea
Numele din certificat trebuie să corespundă persoanei care trebuia să semneze și rolului în care a acționat.
Întrebare: cine a semnat?
Ghid de verificare
Ai primit un document semnat electronic. Cum știi că este valid?
Verifică fișierul original într-o aplicație compatibilă și controlează patru elemente: identitatea semnatarului, integritatea documentului, certificatul folosit și momentul semnării. O imagine cu o semnătură pe pagină nu dovedește singură validitatea.
Control în patru puncte
Anatomia unui document verificabil
Integritatea
Aplicația trebuie să confirme că datele acoperite de semnătură nu au fost modificate ulterior.
Întrebare: fișierul este intact?Certificatul
Verifică emitentul, tipul certificatului, perioada de valabilitate și eventualul statut de revocare.
Întrebare: cu ce a semnat?Momentul
Data afișată de calculator nu este întotdeauna suficientă. O marcă temporală calificată poate oferi dovada momentului.
Întrebare: când a semnat?Nu confunda aspectul cu dovada
Ce vezi pe pagină și ce trebuie să verifici în fișier
O imagine cu semnătura
- poate fi copiată sau lipită;
- nu confirmă singură identitatea;
- nu arată dacă documentul s-a modificat;
- nu dovedește tipul certificatului.
Semnătura criptografică
- este asociată datelor documentului;
- permite verificarea certificatului;
- arată dacă datele s-au schimbat;
- poate include informații despre timp.
Cel mai întâlnit format
Un PDF poate fi semnat fără marcaj vizibil
Caseta, sigla sau imaginea unei semnături este doar o reprezentare. Semnătura electronică poate exista în structura PDF-ului chiar dacă pagina arată neschimbată.
Reciproca este la fel de importantă: un marcaj vizibil poate exista fără o semnătură criptografică validă. Verificarea se face în panoul de semnături al aplicației, nu „din ochi”.
După validare
Cum păstrezi documentul semnat
-
1
Păstrează fișierul original, fără conversie sau resalvare.
-
2
Înregistrează sursa și contextul în care l-ai primit.
-
3
Nu separa anexele dacă au fost incluse în același pachet semnat.
-
4
Pentru păstrare îndelungată, stabilește o politică de validare și arhivare.
Întrebări frecvente
Validarea documentelor semnate
Cum verific un document semnat electronic?
Deschide fișierul original într-o aplicație compatibilă și verifică rezultatul validării, identitatea semnatarului, integritatea, certificatul și informațiile despre momentul semnării.
Este valid fără o semnătură vizibilă?
Poate fi. Reprezentarea grafică nu este obligatoriu dovada tehnică. Contează semnătura integrată în fișier și rezultatul validării.
De ce apare „identitate necunoscută”?
Aplicația poate să nu recunoască lanțul de încredere, certificatul poate fi expirat ori revocat sau verificarea online poate fi indisponibilă. Mesajul exact trebuie analizat, nu ignorat.
Pot tipări documentul semnat?
Îl poți tipări pentru lectură, dar hârtia nu păstrează mecanismul electronic de verificare. Pentru dovada semnăturii păstrează fișierul digital original.
Ce demonstrează marca temporală?
O marcă temporală leagă datele de un moment de timp. Când este calificată, este furnizată de un prestator calificat și ajută la demonstrarea existenței datelor la acel moment.